Rep. n.

CONVENZIONE DI TIPO APERTO TRA IL COMUNE DI FUCECCHIO E .......................PER L'ACCESSO IN CONSULTAZIONE ALLA BANCA DATI INFORMATIZZATA DELL'ANAGRAFE DEL COMUNE DI FUCECCHIO 

Il Comune  di Fucecchio, in seguito denominato Comune, con sede in Fucecchio, Via La Marmora n. 34,  P. IVA 01252100480, rappresentato dalla Dott.ssa Feria Fattori, Dirigente del Settore 4, cui, con deliberazione della Giunta comunale n. 81 del 26.3.2010 sono stati delegati i poteri del Titolare del trattamento e delle banche dati del Settore di competenza,   e .................................................., in seguito denominato Ente, con sede in .........…………… codice fiscale .....………………… rappresentato da ....................................nella propria qualità di………………………. ................;
-	vista la nota del …............. pervenuta al protocollo generale in data ..............n........con la quale l’Ente ha chiesto l'autorizzazione alla consultazione telematica dell'archivio anagrafico e alla fruizione dei dati anagrafici essenziali per lo svolgimento dei propri compiti istituzionali, specificando gli adempimenti normativi e le finalità istituzionali perseguite che qui di seguito si riportano………………………………………………………….……….  ed ha indicato il dipendente dell’Ente da nominare responsabile del trattamento;
-	valutata la legittimità della richiesta in considerazione delle motivazioni di pubblica utilità rappresentate;
-	richiamate:
•	la delibera della Giunta Comunale n.97 del 24.05.2013 con cui è stato approvato lo schema di convenzione per la consultazione e l’accesso ai dati anagrafici e le regole organizzative e tecniche;
•	la delibera della Giunta Comunale n…… del …….. dichiarata immediatamente eseguibile, con cui lo schema di convenzione è stato adeguato alle Linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale del giugno 2013;
-	ricordato che con le predette deliberazioni si è autorizzata la Dott.ssa Fattori alla sottoscrizione, in nome e per conto del Comune di Fucecchio, delle convenzioni con gli Enti che ne faranno richiesta;
-	visti:
•	la Legge 24/12/1954 n.1228 (Legge anagrafica);
•	il D.P.R.30/5/1989 n.223 (Regolamento anagrafico);
•	l'art. 2 della Legge 17/3/1993 n.63 e il DPCM 5/5/1994 in tema di collegamenti telematici;
•	l’art 2 comma 5 della Legge 15/5/1997 n.127;
•	l'art. 43 del D.P.R.28/12/2000 n.445;
•	il Dlgs 30/3/2003 n.196 (Codice della privacy);
•	il Dlgs 7/3/2005 n.82 (Codice dell'Amministrazione Digitale) ed in particolare l’art. 50  “disponibilità dei dati della pubblica amministrazione” e l’art. 58 “modalità della fruibilità del dato”;
•	la Legge 12 novembre 2011, n. 183 c.d. “Legge di stabilità 2012” che all’art. 15 apporta modifiche al D.P.R. 445/2000;
•	le Linee guida per la stesura di convenzioni per la fruibilità di dati delle pubbliche amministrazioni adottate dall’Agenzia per l’Italia Digitale nel giugno 2013; 
•	la Direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 14 del 22.12.2011 avente ad oggetto adempimenti urgenti per l’applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive;
•	il vigente Regolamento comunale sul rapporto tra i cittadini e l’amministrazione comunale nello svolgimento delle attività e dei procedimenti amministrativi;

convengono quanto segue

Art. 1 - Definizioni
Ente o Ente fruitore: la pubblica amministrazione, il concessionario e il gestore di un pubblico servizio che abbia necessità di accedere alle informazioni anagrafiche per finalità istituzionali
Consultazione dei dati: la possibilità di accedere al dato in sola visualizzazione e lettura senza che sussista un sistema tecnologico che ne consenta l’estrazione. Il dato rimane, pertanto, all'interno del sistema informativo proprietario
Fruizione dei dati: la possibilità di utilizzare il dato anche trasferendolo nei sistemi informativi automatizzati di un'altra amministrazione o ente. Il trasferimento del dato non ne modifica la titolarità
Visura anagrafica: documento informatico erogato, ai sensi dell'articolo 43, comma 4 del DPR 445/2000, dal sistema informativo del Comune di Fucecchio, avente la forza probatoria di cui all'art. 2712 c.c.“ riproduzione informatica“ e contenente informazioni anagrafiche certificate per le pubbliche amministrazioni, concessionari e gestori di pubblici servizi.

Art. 2 - Oggetto della convenzione
Il Comune autorizza l'accesso in consultazione alla banca dati informatizzata del proprio archivio anagrafico per le specifiche finalità istituzionali dell’Ente richiedente secondo le modalità e nei limiti specificati nei successivi articoli e nell’allegato contenente regole organizzative e tecniche, facente parte integrante e sostanziale della presente convenzione. 
A tal fine l'Ente si impegna, in particolare, a:
-	utilizzare l'accesso alla banca dati per la consultazione e la fruizione delle sole informazioni la cui conoscenza è necessaria, pertinente e non eccedente ai fini dello svolgimento delle operazioni di trattamento indicate nella richiesta e finalizzate al perseguimento delle finalità istituzionali;
-	svolgere la consultazione nel rispetto della normativa vigente in materia e secondo le modalità di seguito specificate.
L’Ente viene autorizzato ad accedere alla banca dati secondo il profilo indicato nella richiesta di accesso inoltrata attraverso l’utilizzo del modulo fornito dall’ufficio anagrafe e pubblicato sul sito web del comune di Fucecchio e precisamente secondo il profilo (lasciare solo l’ipotesi che ricorre)
|_| profilo S		|_| profilo M		|_| profilo L
L'accesso alle informazioni anagrafiche consentirà la visura dei dati corrispondenti al profilo autorizzato, così come descritto nell’allegato contenente regole organizzative e tecniche. 
L'Ente si impegna a non richiedere al Comune controlli sulle autocertificazioni rese dai cittadini o comunque informazioni su dati che possono essere assunti attraverso l'accesso alla banca dati anagrafica.
L’accesso a dati ulteriori rispetto a quelli consultabili secondo il profilo attribuito potrà  essere autorizzato solo se l'Ente motiverà la propria richiesta sulla base di specifiche finalità e competenze istituzionali dichiarando, nel contempo, la pertinenza e necessità dei dati richiesti.

Art. 3 - Dati oggetto della consultazione/fruizione
Il Comune consente l'accesso telematico ad un servizio di consultazione anagrafica che rende disponibili le informazioni sotto forma di visure secondo il profilo autorizzato.
L'accesso a tali dati è consentito nel rispetto del principio di necessità, pertinenza e non eccedenza dei dati e del trattamento rispetto alle finalità e competenze istituzionali perseguite dall'Ente.
L'Ente si impegna a comunicare tempestivamente ogni innovazione normativa/organizzativa che comporti una revisione della presente convenzione. In tal caso il Comune si riserva di modificare la convenzione e le modalità di accesso ai dati sulla base delle innovazioni normative e/o organizzative intervenute.
Qualora l'Ente abbia la necessità di disporre, ai fini della fruizione, di elenchi di dati dovrà trasmettere al Comune lo schema dei dati anagrafici da estrarre, la loro logica, formato e codifiche, indicando le motivazioni e le disposizioni normative o regolamentari che ne legittimano la fruizione.
Non è consentito duplicare, riprodurre, cedere e/o diffondere i dati contenuti nella banca dati, comunicarli a soggetti non autorizzati o utilizzarli per fini diversi da quelli contemplati nella presente convenzione.

Art. 4 - Titolarità della banca dati
La banca dati anagrafica è di esclusiva titolarità del Comune, Ente erogatore.
Il Comune conserva la piena ed esclusiva proprietà delle informazioni contenute nella banca dati anagrafica; ha l'esclusiva competenza di gestire, definire e modificare i sistemi di elaborazione, ricerca, rappresentazione e organizzazione dei dati; ha altresì la facoltà di variare la base informativa in relazione alle proprie esigenze istituzionali, organizzative e tecnologiche.

Art. 5 - Responsabile del trattamento
L’Ente fruitore, confermando l’indicazione effettuata nella richiesta di accesso in consultazione,  individua come responsabile del trattamento il sig.……………………, alla cui nomina il Comune di Fucecchio provvederà,  previa verifica dei requisiti di cui 29 del Dlgs 196/2003. 
L'Ente si impegna a comunicare senza ritardo per raccomandata A.R. o per posta elettronica certificata l’eventuale cessazione dal servizio o dalla funzione del soggetto incaricato come responsabile del trattamento. Con la stessa comunicazione l’Ente si impegna  ad indicare il nominativo di altro soggetto da incaricare quale responsabile del trattamento dati in sostituzione di quello cessato.
Alla nomina del responsabile del trattamento dei dati il Comune provvederà, sia in fase di prima nomina che in occasione di eventuali sostituzioni, utilizzando il modulo pubblicato sul sito web del comune di Fucecchio, nel rispetto dell'articolo 29 del Dlgs 196/2003 e nel rispetto delle prescrizioni e delle modalità di cui al Documento Programmatico sulla Sicurezza  adottato dal Comune di Fucecchio, che l'Ente dichiara di ben conoscere e che si impegna a rispettare.

Art. 6 - Incaricati del trattamento 
Il responsabile del trattamento  di cui all’art. 5, nomina gli incaricati del trattamento di consultazione  della banca dati anagrafica, utilizzando il modulo fornito dal Comune di Fucecchio e pubblicato sul sito web del comune stesso.
Il provvedimento di nomina deve contenere i dati identificativi degli incaricati del trattamento, la tipologia dei dati  trattati, le istruzioni per un utilizzo dei dati corretto e sicuro, la firma per accettazione dell’incaricato.
Il provvedimento di nomina deve essere trasmesso in copia dal responsabile del trattamento al Comune di Fucecchio per il rilascio dei dispositivi di autenticazione.
 
Art. 7 - Modalità di accesso
Alla banca dati anagrafica potranno accedere esclusivamente il responsabile del trattamento di cui all’art. 5 e gli incaricati di cui all'articolo 6 dotati, ciascuno, delle proprie credenziali di autenticazione.
Al fine di consentire lo svolgimento dell'attività di consultazione della banca dati, il Comune, sulla base dell’atto di  nomina del responsabile esterno del trattamento dati e sulla base degli  atti di nomina degli incaricati del trattamento dati, si impegna a consegnare al responsabile del trattamento e a ciascun incaricato  le credenziali di autenticazione individuali (userid e password provvisoria o altri strumenti).
I dispositivi di autenticazione verranno consegnati personalmente ai diretti interessati oppure comunicati ad un indirizzo di posta elettronica istituzionale individuale indicato dagli interessati.
Al primo accesso al sistema informatico, i soggetti autorizzati al trattamento dovranno sostituire la password provvisoria loro assegnata con una di loro scelta.
La password dovrà essere modificata alle scadenze temporali indicate nel Documento Programmatico sulla Sicurezza, adottato dall’Ente fruitore, che dovranno essere conformi a quanto disposto dal Codice della privacy.
L'Ente fruitore si impegna a far sì che il responsabile del trattamento e  gli incaricati mantengano le credenziali segrete, che vengano conservate adeguatamente e che non vengano né comunicate né divulgate. In caso di cessazione di un operatore dall'incarico, l'Ente si impegna a darne tempestiva notizia al Comune tramite posta elettronica certificata affinché venga disabilitato.
Non è consentito l'accesso contemporaneo da più postazioni di lavoro con il medesimo identificativo.
Il collegamento è consentito, agli operatori incaricati, esclusivamente durante lo svolgimento della propria attività lavorativa.
Le postazioni di lavoro collegate con la banca dati comunale dovranno essere collocate in luogo non accessibile al pubblico e poste sotto la responsabilità dell'incaricato del trattamento.
L'Ente si impegna inoltre a compiere, attraverso il responsabile del trattamento, periodici controlli sugli accessi effettuati da parte degli  incaricati, informando immediatamente il Comune di eventuali anomalie riscontrate.
L’Ente si impegna altresì ad osservare tutte le regole di accesso indicate nell’allegato alla presente convenzione contenente regole organizzative e tecniche.

Art. 8 - Comunicazioni obbligatorie a carico del responsabile del trattamento dell’Ente fruitore
Le credenziali di autenticazione hanno una durata massima di 12 mesi. Al fine di evitare che le credenziali degli operatori incaricati siano automaticamente disabilitate allo scadere dei 12 mesi, il responsabile del trattamento dei dati è tenuto, due mesi prima della scadenza delle stesse, a comunicare al Comune se sono intervenute o meno variazioni in ordine agli incarichi attribuiti, trasmettendo, ove necessario, copie di eventuali nuove nomine o informando delle avvenute cessazioni.

Art. 9 -Misure di sicurezza
La consultazione dei dati avverrà mediante accesso telematico nelle modalità concordate con il Comune  indicate nell’allegato contenente regole organizzative e tecniche.
L'Ente fruitore garantisce l'adeguatezza del proprio standard di sicurezza della protezione dei dati e l'adozione di ogni misura necessaria ad evitare indebiti utilizzi dei dati stessi, dichiarandosi fin d'ora disponibile a seguire anche le indicazioni tecniche fornite dal Comune. 
L’Ente si impegna a fornire, a richiesta del Comune, le specifiche tecniche dei sistemi di sicurezza dei propri collegamenti informatici con la banca dati comunale. 
L’Ente si impegna altresì  ad osservare tutte le misure di sicurezza indicate nell’allegato alla presente convenzione  contenente regole organizzative e tecniche.

Art. 10 - Conservazione dei dati relativi ai flussi di accesso
Attraverso il sistema informatico vengono registrati la natura e la qualità dei dati cui l’Ente ha accesso in base al profilo attribuito e  la frequenza ed il volume degli accessi.
La registrazione di tutti gli accessi sul proprio sistema informatico da parte del Comune è finalizzata a verificare l’appropriatezza e la correttezza degli accessi stessi e a rilevare eventuali utilizzi impropri. 
Per questo fine il Comune mette a disposizione i files contenenti la registrazione degli accessi nel caso di richiesta dell'autorità giudiziaria o di altri organi legittimati al controllo.
Le registrazioni  sono conservate per un periodo minimo di un anno.
Il Comune conserva altresì i dati relativi ai soggetti legittimati ad accedere e i documenti indicanti la finalità istituzionale per cui vengono effettuati gli accessi (richiesta di accesso, convenzione sottoscritta dalle parti, nomina del responsabile del trattamento dati, nomine degli incaricati al trattamento dei dati).
Tali documenti saranno mantenuti costantemente aggiornati e resi disponibili nel caso di controlli.

Art. 11 - Obblighi e divieti in capo all’Ente Fruitore
L’Ente fruitore garantisce che i dati sono conservati nel rispetto delle norme vigenti e che, nel corso del trattamento, sono assunte adeguate misure e adottati appositi accorgimenti affinchè nessuno riveli, utilizzi, divulghi, riproduca, ceda a terzi notizie, informazioni e dati messi a disposizione dagli archivi o tratti i medesimi per finalità diverse da quelle stabilite dalla presente convenzione. 
L’Ente fruitore si impegna ad escludere dall’accesso ai dati il personale non abilitato ed a vigilare, effettuando appositi controlli anche con l’eventuale supporto dell’Ente erogatore, affinché l’accesso stesso avvenga unicamente per uso di pubblica utilità, per gli esclusivi compiti d’istituto e nell’osservanza dei principi della pertinenza, completezza e non eccedenza, rispetto alla finalità per cui sono raccolti e trattati.
A tale fine l’Ente, ai sensi del D. Lgs. 30 giugno 2003 n.196  :
-	assicura la custodia e l’uso esclusivo e personale dei dispositivi di autenticazione rilasciati per il trattamento dei dati con l’ausilio di strumenti elettronici;
-	garantisce che non sia lasciato incustodito e accessibile lo strumento elettronico durante la sessione di trattamento, anche in caso di assenza temporanea dall’ufficio della persona autorizzata all’accesso e in particolare negli orari di apertura al pubblico;
-	assicura la custodia delle chiavi di locali, armadi e cassettiere in cui sono conservati i documenti contenenti dati personali;
-	assicura che i singoli documenti, temporaneamente estratti dall’archivio, siano protetti in luogo custodito e non siano lasciati sulle scrivanie o alla libera visione di terzi.
L’Ente indica nell’incaricato del trattamento dei dati il soggetto responsabile della conservazione.
L’Ente si impegna a conservare i dati solo per il tempo strettamente necessario allo svolgimento dell’attività istituzionale e, conseguentemente, a cancellare i dati ricevuti in consultazione, non appena siano state utilizzate le informazioni secondo le finalità dichiarate.
All’Ente fruitore è fatto divieto di apportare modifiche o alterare i dati presenti nella banca dati ed è altresì vietato, se non previsto da alcuna norma, trattenere i dati anagrafici onde evitare la duplicazione degli stessi.
All’Ente fruitore è inoltre esclusa ogni facoltà di estrazione massiva o automatica dei dati.
L’Ente si impegna a comunicare tempestivamente qualsiasi incidente occorso riguardante la sicurezza o che comunque abbia impatto diretto o indiretto nei processi del sistema nonché ogni modificazione tecnica ed organizzativa che possa incidere sui contenuti della presente convenzione. In particolare si impegna a comunicare tempestivamente ogni mutamento avvenuto in ordine al personale autorizzato, alle modifiche tecniche o organizzative di dominio. 
 
Art. 12 – Responsabilità e controlli
Il Comune è sollevato da ogni responsabilità contrattuale ed extracontrattuale per danni diretti o indiretti che possano derivare in conseguenza dell'uso dei dati attinti dalla propria banca dati anagrafica nonché per i danni derivanti da interruzioni, ritardi o errori nella elaborazione e/o trasmissione dei dati, ovunque si verifichino, in qualunque forma si manifestino e da qualsiasi causa siano determinati.
L'Ente fruitore si impegna ad utilizzare le informazioni ottenute tramite l’accesso alla banca dati comunale esclusivamente per fini istituzionali, nel rispetto della normativa vigente, dei principi di necessità, pertinenza e non eccedenza e del diritto alla riservatezza e si assume ogni responsabilità in ordine all'utilizzo e al trattamento improprio o illecito e alle conseguenti eventuali richieste di risarcimento da parte di terzi, sollevando al riguardo il Comunale da ogni responsabilità.
Il Comune verifica, con cadenza periodica, l’attualità delle finalità per cui ha concesso l’accesso alla propria banca dati all’Ente fruitore. 
Il responsabile della convenzione per il Comune di Fucecchio la Dirigente del Settore 4 – Servizi alle persone – Dott.ssa Feria Fattori;  responsabile dell’esecuzione della convenzione è la Dott.ssa Candida Brutti – Responsabile dei Servizi demografici.
Per l’Ente fruitore il Responsabile della Convenzione è ………………………..  e il  responsabile dell’esecuzione della convenzione è …………………………….

Art. 13 - Costi
La consultazione della banca dati è fornita gratuitamente dal Comune. Sono a carico dell'Ente i costi relativi all'attivazione del collegamento e alle strumentazioni informatiche idonee a garantire adeguati livelli di sicurezza.

Art. 14 - Durata
La presente convenzione avrà durata di quattro anni dalla data di sottoscrizione con possibilità di rinnovo esplicito per altri quattro anni.
Il Comune si riserva la possibilità di recedere in qualsiasi momento dalla presente convenzione, previa comunicazione inviata con raccomandata con ricevuta di ritorno o a mezzo PEC, se non siano rispettate le condizioni in essa previste o nel caso del verificarsi di eventi che motivino la cessazione della comunicazione dei dati (interventi normativi,ecc.).
Qualora intervengano modificazioni delle circostanze di fatto e di diritto, l'Ente fruitore ha la facoltà di recedere dalla presente convenzione, previo preavviso di almeno trenta giorni da inviare al Comune con raccomandata con ricevuta di ritorno o strumento equivalente (posta elettronica certificata).

Art. 15 - Foro competente
Per tutte le controversie direttamente o indirettamente connesse alla presente convenzione è competente il Foro di Firenze.

Art. 16 -Registrazione
La presente convenzione, redatta in due originali, non è soggetta a  registrazione ai sensi dell'art.1 della tabella allegata al DPR 26.4.1986 n.131.
La presente convenzione si intende registrabile in caso d’uso ai sensi degli artt. 5 e 7 del D.P.R. 26/04/1986, n° 131, a cura e spese della parte richiedente.

Art. 17  - Modalità di pubblicazione della Convenzione
Le parti danno atto che il Comune ha inserito lo schema di convenzione per l’accesso on-line alla banca anagrafica sul proprio sito web nella sottosezione “Attività e procedimenti” della sezione “Amministrazione trasparente”, unitamente alle indicazioni relative alle modalità di accesso.

Art. 18 – Comunicazione della convenzione
Le parti danno atto che la stipulazione della presente convenzione sarà comunicata, a cura del Comune di Fucecchio, all’Agenzia per l’Italia digitale, secondo lo schema previsto nel documento esplicativo delle “Linee guida” citate in premessa.

Art. 19 – Autocertificazione di conformità
Le parti danno atto che la Dirigente del Settore n. 4, con l’autocertificazione dell’1.7.2015, allegata alla presente convenzione per farne parte integrale e sostanziale, ha attestato che la presente convenzione è conforme alle Linee guida adottate dall’Agenzia digitale per l’Italia Digitale nel giugno 2013.

Allegati alla convenzione, quali parti integranti della medesima:
1) allegato 1: Allegato alla convenzione contenente regole organizzative e tecniche
2) autocertificazione di conformità dell’1.7.2015

La Dirigente del Settore n. 4 del Comune di Fucecchio
Dott.ssa Feria Fattori
(firma)…………………………………………………..

(cognome e nome e qualifica)………………………………..
in rappresentanza del……………………….
(firma)……………………………………	

 

COMUNE  DI  FUCECCHIO
SETTORE 4                                               – Servizi alla  persone - 

								                                     Fucecchio, 1.7.2015

OGGETTO: AUTOCERTIFICAZIONE DI CONFORMITA’

Vista la convenzione-quadro predisposta dal Settore 4 per la consultazione on line dei dati anagrafici, effettuata in modalità web tramite l’applicazione fornita da Insiel Mercato s.p.a., nelle forme e con le limitazioni previste nell’allegato tecnico alla convenzione stessa,

si certifica la conformità di detta convenzione-quadro alle Linee Guida del giugno 2013 (v. 2.0) adottate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

LA DIRIGENTE DEL SETTORE 4
Dr.ssa Feria Fattori